Kwito — Instrukcja obsługi
Kompleksowy system do zarządzania fakturami, kontrahentami, magazynem i raportami. Zintegrowany z KSeF (Krajowy System e-Faktur).
Spis treści
Wystawiaj i wysyłaj faktury do klientów bezpośrednio z systemu
Automatyczne pobieranie faktur zakupowych z systemu Ministerstwa Finansów
Zrób zdjęcie paragonu lub faktury — system sam odczyta dane
Automatyczne zestawienia miesięczne wysyłane do biura rachunkowego
Baza klientów i dostawców z historią transakcji
Dane przechowywane w bezpiecznej chmurze, szyfrowane połączenie HTTPS
Szybki start
Zacznij pracę z systemem w kilku krokach.
Pierwsze krokiCo zrobić zaraz po pierwszym logowaniu
Przejdź do Ustawienia → Firma. Wpisz pełną nazwę, NIP, adres, numer konta bankowego. Te dane trafiają na każdą wystawioną fakturę.
Przejdź do Ustawienia → Email/SMTP. Bez tego nie wyślesz faktur mailem ani raportów do księgowej. Kliknij „Wyślij testowy" żeby sprawdzić.
Przejdź do Ustawienia → KSeF. Wpisz NIP firmy i token API z systemu Ministerstwa Finansów. Aktywuj środowisko produkcyjne.
Przejdź do Kontrahenci → Nowy kontrahent. Możesz też dodawać kontrahentów w trakcie wystawiania faktury.
Kliknij zielony przycisk + Dodaj w górnym pasku → Faktura wychodząca. System automatycznie nada numer.
Menu boczne zawiera wszystkie moduły. Aktualna sekcja jest podświetlona niebieską kreską. Na górze pasek z wyszukiwarką, powiadomieniami i przyciskiem „+ Dodaj".
Faktury sprzedaży
Wystawiaj faktury VAT, proformy i rachunki. Wysyłaj PDF mailem jednym kliknięciem.
Wystawianie fakturyKrok po kroku
Lub przejdź do menu Faktury sprzedaży i kliknij przycisk Nowa faktura. Otwiera się formularz.
Wpisz fragment nazwy lub NIP — pojawi się podpowiedź z bazy kontrahentów. Jeśli klient jest nowy, dodaj go najpierw w Kontrahentach lub kliknij „Dodaj nowego klienta" w formularzu.
Kliknij „+ Dodaj pozycję". Wpisz nazwę usługi/towaru, ilość, cenę netto i stawkę VAT. System automatycznie oblicza wartości brutto i sumę.
Data wystawienia, data sprzedaży i termin płatności (domyślnie 14 dni). Dostępne metody: przelew, gotówka, karta.
Kliknij Zapisz fakturę. Następnie możesz: pobrać PDF, wysłać mailem do klienta lub wysłać do KSeF.
| Lp | Nazwa usługi/towaru | Ilość | Cena netto | VAT | Wartość brutto |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Usługi programistyczne | 1 godz. | 500,00 zł | 23% | 615,00 zł |
| 2 | Hosting serwera | 1 mies. | 80,00 zł | 23% | 98,40 zł |
Wygenerowany PDF faktury gotowy do druku lub przesłania
PDF faktury trafia bezpośrednio na email klienta
Faktura trafia do Krajowego Systemu e-Faktur (obowiązkowe od 2026)
Gdy klient przeleje pieniądze, oznacz fakturę jako rozliczoną
| Nr faktury | Data | Klient | Brutto | Status | KSeF | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| FV/04/2025/001 | 2025-04-01 | ABC Sp. z o.o. | 713,40 zł | Zapłacona | KSeF ✓ | ⋯ |
| FV/04/2025/002 | 2025-04-10 | XYZ S.A. | 2 460,00 zł | Oczekuje | — | ⋯ |
Boksy KPI u góry aktualizują się na bieżąco i odzwierciedlają aktywne filtry. Nawigacja strzałkami ← → zmienia miesiąc.
Faktury zakupowe
Trzy sposoby dodawania faktur: automatycznie z KSeF, przez OCR (zdjęcie/skan) lub ręcznie.
Faktury zakupowePobieranie, skanowanie i ręczne wprowadzanie
automatycznie
zdjęcie/PDF
formularz
w systemie
dla księgowej
Faktury od dostawców zarejestrowanych w KSeF pobierają się automatycznie 4 razy dziennie (06:00, 10:00, 14:00, 18:00).
Cron co 4 godziny pobiera nowe faktury zakupowe z KSeF i dodaje je do systemu z pełnymi pozycjami VAT.
W Faktury zakupowe faktury z KSeF są oznaczone niebieską etykietą KSeF. Mają pełne pozycje z różnymi stawkami VAT.
Kliknij fakturę i edytuj ją, żeby dodać kategorię (np. „Paliwo", „Biuro", „Usługi IT") — ułatwia to analizę kosztów.
Faktura przyszła mailem jako PDF lub masz paragon ze stacji? Wgraj plik — system spróbuje odczytać dane.
Otwiera się formularz z polem „Załącz dokument" na samej górze.
Kliknij „Wybierz plik". Plik jest od razu archiwizowany w systemie — niezależnie od tego czy OCR zadziała.
System próbuje odczytać: numer faktury, datę, kwotę. Widzisz zielony komunikat „Plik zapisany. OCR: rozpoznano X pól". Sprawdź i popraw ewentualne błędy.
Jeśli faktura ma różne stawki VAT (np. 8% i 23%), dodaj wiersze w tabeli „Pozycje VAT". System zsumuje automatycznie.
Faktura jest w systemie z oryginalnym plikiem. Księgowa ma do niego dostęp przez swój raport miesięczny.
| Opis | Netto | Stawka | VAT | Brutto |
|---|---|---|---|---|
| Paliwo ON | 200,00 | 23% | 46,00 | 246,00 |
| Mycie | 20,00 | 8% | 1,60 | 21,60 |
| Razem: | 47,60 | 267,60 | ||
Faktura za internet, telefon, leasing — przychodzi co miesiąc ten sam dostawca? Nie wpisuj danych od nowa.
Wejdź w jej szczegóły.
Przycisk w górnym pasku widoku szczegółów. Zostaje otwarta nowa faktura z tymi samymi danymi dostawcy i pozycjami VAT.
Tylko co się zmieniło w nowym miesiącu.
Użyj pola „Zastąp plik" i wgraj PDF z tego miesiąca. Stary skan nie jest kopiowany.
Integracja z KSeF
Krajowy System e-Faktur — wysyłanie faktur sprzedaży i pobieranie faktur zakupowych.
KSeF — Krajowy System e-FakturMinisterstwo Finansów · api.ksef.mf.gov.pl
KSeF to rządowy system wymiany faktur elektronicznych. Od 2026 roku każda faktura B2B musi trafić do KSeF i otrzymać unikalny numer KSeF.
Wystawiasz fakturę → klikasz „Wyślij do KSeF" → faktura dostaje oficjalny numer KSeF
Dostawca wystawia fakturę w KSeF → system automatycznie ją pobiera co 4 godziny
Wejdź na ksef.mf.gov.pl i zaloguj się profilem zaufanym lub certyfikatem kwalifikowanym jako przedstawiciel firmy.
W panelu KSeF przejdź do sekcji „Tokeny" → „Generuj token". Wybierz uprawnienia: Wystawianie faktur + Odczyt faktur zakupowych. Skopiuj wygenerowany token.
Przejdź do Ustawienia → KSeF. Wpisz NIP firmy i wklej token. Wybierz środowisko Produkcyjne.
Kliknij przycisk „Inicjuj sesję testową". Jeśli zobaczysz zielony komunikat — integracja działa.
Przejdź do Faktury sprzedaży → kliknij na fakturę.
Przycisk w górnym pasku szczegółów faktury. System wysyła XML w formacie FA(3) do systemu MF.
Po chwili faktura otrzymuje numer referencyjny KSeF. Na liście faktur pojawi się etykieta KSeF ✓.
Cron (harmonogram automatyczny) uruchamia się o 06:00, 10:00, 14:00 i 18:00 każdego dnia i pobiera nowe faktury zakupowe z KSeF.
cron
MF
w systemie
badge
Raporty dla księgowej
Automatyczne miesięczne zestawienie faktur z linkami do podglądu bez logowania.
Raport miesięcznyAutomatyczny + możliwość wysłania ręcznego
Każdego 1. dnia miesiąca o godz. 09:00 system automatycznie wysyła do biura rachunkowego email z zestawieniem wszystkich faktur z poprzedniego miesiąca.
Email zawiera dwie tabele: faktury sprzedaży i faktury zakupowe, z kolumnami: numer, data, kontrahent (z NIP), netto, VAT, brutto oraz link „📄 Podgląd" do każdego dokumentu.
| Nr faktury | Data | Kontrahent | Netto | VAT | Brutto | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| FV/03/001 | 01.03.2025 | ABC Sp. z o.o. NIP: 123-456-78-90 | 500,00 | 115,00 | 615,00 | 📄 Podgląd |
| FV/03/002 | 15.03.2025 | XYZ S.A. NIP: 987-654-32-10 | 1 200,00 | 276,00 | 1 476,00 | 📄 Podgląd |
Każdy link „📄 Podgląd" prowadzi na stronę z gotowym do wydruku widokiem faktury — bez konieczności logowania.
Pełny widok faktury z danymi sprzedawcy, nabywcy, pozycjami i kwotami. Przycisk druku.
Dane faktury + podgląd lub pobranie oryginalnego PDF/zdjęcia dołączonego przez użytkownika.
Chcesz wysłać raport za konkretny miesiąc bez czekania na automatykę? Możesz to zrobić ręcznie.
(Sekcja widoczna tylko dla superadmina)
W karcie „Wyślij zestawienie" wybierz firmę z listy i miesiąc (np. 2025-03).
Email trafia natychmiast na adres księgowej skonfigurowany w Ustawieniach → Email.
Adres email do wysyłki zestawień ustawiasz w Ustawienia → Email/SMTP → pole „Adres księgowej".
Kontrahenci
Baza klientów i dostawców — z historią faktur, notatkami i wyciągiem konta.
Zarządzanie kontrahentamiKlienci, dostawcy, historia transakcji
Lub użyj przycisku „+ Dodaj → Klient" w górnym pasku.
System automatycznie uzupełnia nazwę firmy i adres z rejestru GUS. Oszczędza czas i eliminuje literówki.
Email, telefon, osoba kontaktowa. Możesz dodać wiele osób kontaktowych w zakładce „Kontakty".
Kontrahent jest dostępny w wyszukiwarce przy wystawianiu faktur i tworzeniu umów.
| Nr faktury | Data | Brutto | Status |
|---|---|---|---|
| FV/04/2025/001 | 2025-04-01 | 615,00 zł | Zapłacona |
| FV/03/2025/008 | 2025-03-15 | 1 476,00 zł | Zapłacona |
W zakładce Wyciąg zobaczysz saldo — sumę wszystkich faktur pomniejszoną o wpłaty. Idealne przy rozliczeniach z klientem.
Ustawienia systemu
Konfiguracja firmy, SMTP, KSeF, numeracji faktur i wiele więcej.
UstawieniaWszystkie opcje konfiguracyjne w jednym miejscu
Konfiguracja serwera pocztowego do wysyłania faktur i raportów.
Patrz sekcja Integracja z KSeF — pełna instrukcja generowania tokena i konfiguracji.
Widok logów automatycznych zadań — generowanie faktur cyklicznych, synchronizacja KSeF, wysyłka raportów.
Kliknij wiersz logu żeby zobaczyć szczegóły. Logi są przechowywane przez 10 dni i automatycznie czyszczone.
Zarządzaj kontami użytkowników w Twojej firmie. Możesz dodawać pracowników z rolami: admin (pełny dostęp) lub user (ograniczony).
Często zadawane pytania
Odpowiedzi na najczęstsze problemy i pytania.
Jak zmienić numerację faktur?
Przejdź do Ustawień → Firma → zmień prefiks. Numer kolejny możesz ręcznie ustawić w polu „Następny numer faktury". Zmiana dotyczy tylko nowych faktur.
Czy mogę wystawić fakturę w innej walucie?
Aktualnie system obsługuje faktury w PLN. Obsługa walut obcych jest planowana w kolejnej wersji.
Faktura wysłana do KSeF ma błąd — co robić?
Nie można cofnąć wysłanej faktury. Wystawiasz fakturę korygującą (typ FK) z odpowiednim opisem korekty. Korekta też musi trafić do KSeF.
Jak wystawić fakturę cykliczną (np. miesięczny abonament)?
Przejdź do Faktury → Cykliczne → Nowy szablon. Ustaw klienta, pozycje, cykl (miesięczny/kwartalny/roczny) i dzień miesiąca. System wygeneruje fakturę automatycznie.
Dostawca wystawił fakturę papierową — jak ją dodać?
Sfotografuj fakturę telefonem i wgraj przez „Nowa faktura zakupowa → Wybierz plik". OCR spróbuje odczytać dane. Zdjęcie jest archiwizowane w systemie i dostępne dla księgowej.
Faktura nie pojawiła się z KSeF mimo że dostawca ją wystawił
Synchronizacja KSeF odbywa się co 4 godziny. Poczekaj do następnej synchronizacji. Możesz też ją wywołać ręcznie przez Ustawienia → Logi Cron (superadmin). Sprawdź też czy token KSeF jest aktywny.
Jak działa OCR? Co robi kiedy nie rozpozna danych?
OCR (rozpoznawanie tekstu) korzysta z serwisu OCR.space. Plik jest zawsze zapisywany w systemie — niezależnie od tego czy OCR zadziała. Jeśli nie rozpozna danych, wpisujesz je ręcznie, ale oryginalny dokument jest już zarchiwizowany i dostępny dla księgowej.
Raport do księgowej nie dotarł
Sprawdź: 1) Czy w Ustawieniach → Email jest wpisany adres księgowej. 2) Czy SMTP jest poprawnie skonfigurowany (wyślij testowy email). 3) Sprawdź logi Cron — czy raport w ogóle próbował się wysłać.
Czy link z raportu dla księgowej wygasa?
Nie. Linki do podglądu faktur są bezterminowe i unikalne dla każdej faktury. Generowane są przy pierwszej wysyłce raportu i pozostają aktywne dopóki faktura jest w systemie.